Mottagande av elektroniskt material

Vid arkivleveranser av digitalt material behöver man hantera och dokumentera både hårdvaran och det digitala innehållet. Dokumentationen bör innehålla leveransens historik och vad som sker när det kommit in till arkivinstitutionen. Slutligen bör det finnas någon form av överenskommelse gällande ägarförhållanden, bevarande och tillgängliggörande.

Miljö

Den fysiska miljön för att bevara hårdvaran på bästa sätt skiljer sig inte mycket från pappersarkiv (18 °C 35 % luftfuktighet) vilket även gäller för optiska databärare. För magnetiska databärare rekommenderas 15 °C 30 %. (Se RA-FS 2013:4) Rekommendationen när man tar emot digital information till ett arkiv bör vara att så snart som möjligt att säkra den, dels med tanke på ovan nämnda dels för att livslängden på digitala media är mycket kort jämfört med till exempel papper.

Leveranser av digital information

Vid leverans av digitala informationsbärare bör en allmän teknisk beskrivning av media göras.

• Vilken proveniens har mediet? Ta reda på så mycket som möjligt om dess historia, ägare, användning, nuvarande skick. Vilket fabrikat, ålder, serienummer, total diskstorlek, storlek på nuvarande informationsinnehåll samt eventuellt andra uppgifter.

• Är det hårddiskar, cd, dvd, disketter av olika slag, minneskort, USB-minne osv. Är det PC eller Mac?

• Gå igenom om det finns skriven information direkt på cd:n till exempel. Står det något på disketternas etiketter osv. Det behöver naturligtvis inte motsvara det faktiska innehållet men antyder att det kan ha funnits annat innehåll tidigare som helt eller delvis kan återskapas.

• Notera övrig teknisk information. Vilka filformat finns och hur stor datamängd utgör materialet?

Finns det till exempel ett stort antal disketter kan det vara idé att ge dem löpnummer och upprätta ett enklare register. Om möjligt kan en kronologisk sortering vara till stor hjälp. Digital information kan förstås också levereras utan en fysisk informationsbärare till exempel över internet via FTP.

Dokumentation av innehållet

I bästa fall kan en genomgång av materialet göras i samarbete med donatorn eller med delgiven information av donatorn före en leverans. En direktkommunikation med donatorn kan innebära att donatorn kan leverera ett välstrukturerat material som blir betydligt lättare att hantera för mottagande arkiv. Dokumentera så långt det är möjligt innehållets historik:

• Har det kopierats från någon annan informationsbärare tidigare?

• Hur har media lagrats under tid hos donatorn?

• Inkom det utan informationsbärare som bilagor till e-post eller via FTP?

All information om innehållets historia och donatorns datorvanor kan hjälpa arkivinstitutionen bevara och sätta in informationen i rätt kontext. Säkra informationen så snart som möjligt genom att göra skivavbildningar så man inte blir beroende av bärarnas livslängd.

I nästa steg behövs grundläggande information om innehållet.

• Hur är innehållet strukturerat? Gör en kortfattad beskrivning av innehållet. Notera arkivbildare om möjligt.

• Finns det någon typ av undertitlar?

• Vilken relation har det digitala materialet till ett eventuellt analogt material i samma samling? Finns till exempel det digitala innehållet utskrivet på papper?

Kontrakt/överenskommelse

Skriv ett kontrakt eller en överenskommelse mellan donatorn och arkivinstitutionen som definierar vilket material som ingår.

• Hur gör man med material som finns på informationsbärarna men inte ingår?

• Vem är ägare till filerna?

• Har donatorn en kopia av materialet kvar hos sig?